コラム

個人事業主でもFAXは必要？

個人事業主として仕事をしている場合FAXが必要になることは少ないかもしれません。しかしそれは従来の電話回線を利用したFAXのことであって、インターネットFAXを利用することは個人事業主の方にとっても様々なメリットがあります。

今回は個人事業主の方がインターネットFAXを利用するメリットについてご紹介します。

 

 

個人事業主にはインターネットFAXがおすすめ！

個人事業主の方で業務上FAXが必要な場合は、インターネットFAXがおすすめです。

インターネットFAXは新たに専用の回線を引く必要がない、パソコンで送受信、管理ができる、専用のFAX複合機を購入する必要がないなどの様々なメリットが存在します。

専用の回線、機器を用意する必要がないので新たにコストがかからない、機器を置くスペースが必要ないので、職場が狭くてもFAXが利用できることから小規模で仕事を行う個人事業主の方に特におすすめです。

FAX機を購入しようとすると、FAXの機能だけを持つもので1万円前後、電話やFAX、コピーやスキャナ機能がついた複合機タイプは2万円から高いもので100万円以上かかるなど、それなりのコストが発生します。

インターネットFAXであれば普段使用するパソコンで送受信できるので、機器に使用するお金をパソコンにかけられますので、パソコンのスペックも上げられて本業の作業効率が上がる可能性もあります。個人事業主の方は限られた予算内で作業環境を用意する方が多いと思いますので、今ある環境から使えるインターネットFAXはとてもおすすめです。

 

 

インターネットFAXの選び方のコツ

インターネットFAXを選ぶときには利用料金、FAX番号が選べるか、対応しているファイル形式を確認するようにしましょう。

インターネットFAXの料金は契約時に1度だけ支払う初期費用、毎月支払う月額料金、1枚送受信するごとに発生する送信料金、受信料金などがあります。初期費用と月額料金が安いに越したことはないと考えるかもしれませんが、ポイントは送受信料金にあります。サービス提供会社によって送信が50枚まで無料、受信が100枚まで無料など、無料枠を設定しています。FAXの送受信枚数がそれなりにあるのであれば無料枠を設定しているサービス会社を選ぶほうがコストを抑えられます。

一方で送受信枚数があまりないのであれば発生ベースで支払ったほうがコストを抑えられますので、FAXの利用頻度で料金を選ぶのがおすすめです。サービス会社によって市外局番がつかえない、好きな番号が選べないということがあります。これまで使用していたFAX番号の使用したいのであれば番号を選べるサービス会社を選びましょう。

また、サービス提供会社によって対応しているファイル形式が異なります。JPGやPNGなどの画像ファイルの送信に対応していない会社もありますので、送信する機会があるのであれば注意しましょう。インターネットFAXは便利な半面、サービス提供会社選びを間違えると本当に使用したい機能が使えず業務に支障が出てしまうため、利用目的を明確にしたうえでサービス提供会社を選ぶようにしましょう。

 

 

迷ったら、業務に役立つ便利機能で決めるのも吉！

インターネットFAXには様々な便利機能が付帯しています。複数の送信先に一斉に送信できる一斉送信機能や、紙に印刷せずデータ上で書類を手書き編集できる手書き編集機能、受信は利用できず送信のみ利用ができ、送り先のFAX番号を入力して送信するデータを選ぶだけで送信できる秒速FAX、メールアドレスがあればどの端末からでも送信ができるメールFAX送信機能、他にも予約送信や配信状況確認、エラー通知など様々な機能が使用できます。

FAX機器だと小さいディスプレイ内で操作がわかりにくかったり、エラーがあっても見方がわからないなど、不便なところもありましたが、インターネットFAXはパソコンですべて確認、操作ができますのでこの煩わしさがありません。FAXの使用方法によって契約内容を変更できることも便利です。

 

 

まとめ

個人事業主の方でもFAXを利用するメリットは多いです。資料のやり取りが多い仕事をされているのであればインターネットFAXの導入を検討してみてはいかがでしょうか？