コラム

インターネットFAXサービスを検討している人は、まず受信・送信の方法について知っておくのがおすすめです。企業全体できちんと利用できるものか、誰でも使えるものなのかを確かめるために実際の使い方をご紹介します。使い方をイメージして、上手く活用できるか考えてみましょう。

 

インターネットFAXを導入するメリット

 インターネットFAXを導入するメリットは多くあります。具体的に見ていきましょう。

 

■コストカットが実現できる

FAX機の導入と比較すると、初期費用、ランニングコスト、送受信料などのあらゆる面でコストカットが実現できます。用紙代やインク代がかからず、定期的なメンテナンスも必要ありません。

インターネットFAXは、名前の通りインターネット回線を使用しているため、送信の料金は距離に関係なく一定なのも特徴です。

 

■FAXの管理が安易

インターネットFAXはすべてデータで管理できます。受信日時などのソート機能が備わっているため、FAXの管理が非常に簡潔です。いつ、何を送信したかが把握しづらい従来のFAXの問題を克服したサービスであるといえます。

また、従来のFAXでは必要だったプリントアウトの手間がありません。送信したいデータを選んでFAX送信すれば完了し、受信側もPDFなどのデータに変換されて届くため、無駄な用紙を削減でき、地球にも優しいサービスといえます。

 

 

インターネットFAXの受信方法

インターネットFAXの受信には3つの方法があります。1つずつご紹介します。

 

■メールでFAX受信

設定したメールアドレスで受け取る方法です。送られたFAXはPDFなどのデータに自動で変換されて、メールに添付する形で届きます。添付してあるファイルを開けばFAXを確認できます。スマートフォンのアドレスを設定しておけば、メーラーを使ってどこでも受信でき、手軽に中身をチェックできます。

 

■Webブラウザで管理

インターネットFAXサービスを展開しているWeb管理画面でチェックする方法です。FAXが届くとメールで通知してくれて、パソコンやスマートフォンで管理画面を開いてチェックできます。ブラウザからアクセスできるので場所を問わずにFAXを確認できる上、管理画面では一定の期間や容量まで保存する機能がついているため、デバイスに関係なくチェックできます。

 

■スマートフォンアプリで管理

インターネットFAXサービスを展開している会社によっては、スマートフォンアプリのリリースを行っている所もあります。スマートフォンにインストールしておけば、アプリの通知で受信を確認できます。

 

 

インターネットFAXの送信方法

インターネットFAXの送信方法も3つあります。しかし会社ごとに送り方が異なるため、詳細は会社ごとに確認しておきましょう。

 

■メールでFAXを送信する方法

指定したメールアドレスにFAXを送信する方法です。契約時に送信用のメールアドレスを付与してもらい、送信先にFAX番号を記載して相手にFAXを送ります。ExcelやWordも使用できるため、使い慣れたソフトで原稿を作成できます。

 

■Webブラウザ管理画面でFAXを送信する方法

Webブラウザ画面でFAXを送信する方法です。管理画面では宛先を保存しておけるため、番号の間違いをなくせる上に、一斉送信にも対応しています。受信時と同様に一定の期間や容量を超えるまでは保存しておけるため、外出先でもインターネットにつながっていればFAXの確認が可能です。

 

■スマートフォンアプリでFAXを送信する方法

アプリを開いてFAXを送信する方法です。Web管理画面と同様に登録しておいた宛先に指定してFAXを送信します。また、Web管理画面同様に履歴が保存されるので、いつでもどこでも確認ができます。

 

 

まとめ

インターネットFAXの受信・送信方法についてご紹介しましたが、インターネットFAXサービスを提供している会社によって若干異なる部分がありますので、注意してください。移動中でも簡単に確認ができるインターネットFAXは、出張が多い人やオフィス外で仕事をしている人にもおすすめです。