コラム

FAX機を使って紙で送受信をしなくてよいインターネットFAXは、非常に便利な機能を兼ね備えています。FAXの送受信をデジタル化できるため、利便性が非常に高いです。インターネットFAXを導入する前に、基本的な機能や導入メリットを把握しておきましょう。

 

インターネットFAXの基本的な機能

 従来のFAX機で送信する場合は、一度印刷して紙媒体にする必要がありました。しかし、インターネットFAXであれば、パソコンで作成した資料をそのままインターネットブラウザから相手のFAX機に送信できます。

使い方もメールを使う感覚に近く、日常的にメールやインターネットを使っている人であれば問題なく操作できるでしょう。また、PDFを始めとしたさまざまなファイル形式が利用でき、インターネットに接続できる機器であればスマートフォンやタブレットからも送受信できます。

 

インターネット環境さえ整っていれば、場所を選ばずどこでも、自由なタイミングでFAXの内容を確認でき、急ぎで送りたい情報もすぐに送信できるので、出先での仕事が多い人や出張先でもFAXを利用したい人にとっても便利です。

 

 

インターネットFAXの導入メリット

インターネットFAXを導入するメリットはいくつかありますのでご紹介します。

 

■コスト削減が可能

従来のFAX機は、利用にあたって電話回線の基本料金、FAX本体、印刷用紙やインク代などのコストがかかっていました。しかしインターネットFAXであれば、月額料金と送受信の通信代だけの支払いになります。FAX機の購入は必要ないため、すぐに導入が可能です。

印刷用紙やインク代も削減できるため、ペーパーレス化の促進にもつながるでしょう。従来のFAX機では送信先によって料金が変動し、遠方であれば送信時の料金が約90円かかっていましたが、インターネットFAXの場合は一律約10円から20円です。つまり初期費用を安く抑えて導入でき、ランニングコストも削減できるメリットがあります。

 

■業務効率が上昇する

 インターネットFAXは場所を選ばずに使えるので、移動中や出張先でも書類のやり取りがスムーズになり、業務効率が上昇します。受信したFAXの整理や、ファイリングも必要ありません。また、受信したFAXはデジタルデータとしてサーバー上に保管されるため、管理も非常に容易です。

 

■情報漏えいを防げる

インターネットFAXは、受信したFAXが多すぎて管理しきれず誰かに見られてしまう、社外に持ち出されてしまう、といったリスクを回避できます。インターネット上で管理しているため、情報漏えいの心配がありません。

 

■すぐに導入ができる

FAX機を導入する場合、設置工事が必要になるケースがあり、最大でも2週間FAXが使えない期間が生まれてしまいます。しかし、インターネットFAXであれば、インターネットから申し込みをするだけなので、すぐに導入できます。

 

 

インターネットFAXを導入するまでの流れ

インターネットFAXを導入するには、前述した通りインターネットで申し込みを行います。インターネットFAXサービスを利用する事業者のホームページにアクセスして、利用者情報の入力やプランの選択をします。生年月日やメールアドレス、クレジットカードの情報の入力などです。事業者によっては、使用したい市外局番を選択する場合もあります。また、本人確認書類が必要になるので、免許証や保険証などを用意しておきましょう。

 

希望するプランや追加したいオプションを選択するだけなので、数分で手続きが完了します。無料トライアルのお試し期間を提供している事業者であれば、本契約を結ぶ前に利用して検討できます。

 

 

まとめ

インターネットFAXは従来のFAXと異なり、場所の制約がない大変便利なサービスです。導入のメリットも豊富で、時間を有効に使えるようになります。導入までの手間がなく簡単に申し込みができるので、無料トライアルを利用して検討してから申し込みをしましょう。