コラム

FAXではなく、インターネットFAXを導入する企業が増えてきているのはご存じでしょうか。

インターネットFAXとは、インターネットにつながっているパソコンやスマートフォンから、FAXの送受信ができるサービスです。インターネットFAXの導入を検討している人に向けて、インターネットFAXの概要から、メリットやデメリットについてご紹介します。

 

 

インターネットFAXとはどのようなもの？

インターネットFAXとは、インターネットを使用してFAXのやり取りができるサービスです。電話回線を使用せずインターネット回線を使用してFAXの送受信を行うので、従来のFAX機は必要ありません。

 

 

インターネットFAXを企業に導入するメリット

従来のFAXとは違ったインターネットFAXは、コスト面や利便性をはじめとしたさまざまなメリットがあります。

 

■受信FAXをデータで管理してコストカットを実現

インターネットFAXは、受信したFAXをデータとしてクラウドサーバーに保管します。受信FAXを電子データで保管できます。受信日時やFAX番号での検索が可能であるため、管理がしやすくなります。また印刷の際の、用紙代やインク代がかからないので、コストをカットできます。当然、保管スペースを確保する必要もなくなるため、外部倉庫を借りていた場合のコストも不要です。

 

■送信の料金が常に一定

インターネット回線を使ってFAXの送受信を行うため、料金が一定です。電話回線の場合は送信先の地域によって料金が変わってしまい、コストにブレが生じていました。しかし、インターネットFAXであれば料金は一定なので、遠方でも問題なく送れます。

 

■場所を問わずにFAXを受け取れる

 インターネットFAXは、スマートフォンやタブレットなどネット接続が可能な機器を持っていれば、自宅でも外出先でもFAXを確認できます。受信したFAXはWeb上で閲覧、管理できるため、作業の進捗状況も共有可能です。どこからでもアクセスできて、従来のFAXよりも利便性が高いため、テレワーク環境にも便利でしょう。

 

■情報漏えいのリスクがない

インターネットFAXの一番の利点ともいえるのが情報漏えいのリスク低下です。SSL化やIPアドレスの制限をかければ、情報漏えいの心配がなくなります。そして送受信のデータを常に暗号化していて、FAXが届いた時に開示できるため、送受信の途中で第三者に盗み見られる心配がありません。

 

 

インターネットFAXを企業に導入するデメリット

従来のFAXと比較してメリットがあるのは明白ですが、デメリットもあります。１つずつ確認してみましょう。

 

■インターネット環境の構築が必要

インターネットFAXを利用するには、インターネット環境が整っていなければなりません。インターネットを使っていない企業は非常に少なくなっているかと思いますが、インターネット環境がない場合には導入が必要となります。

 

■手書きのFAXを送信するには手間がかかる

 インターネットFAXは、手書きのFAXを送信するのに手間があります。スマートフォンやデジカメで撮影してデータ化するか、スキャンしてデータ化してデータに変換しなければなりません。

 

■受信に料金が発生する可能性がある

インターネットFAXは、毎月受信できる枚数が決まっているものがほとんどです。決まった枚数を超えて受信をすると、料金が発生します。毎月大量にFAXを受信する会社は、受信可能枚数に上限がないサービスを選ばなくてはなりません。

 

 

まとめ

この記事ではインターネットFAXのメリットとデメリットをご紹介しました。現在FAXを利用している企業でも、インターネットFAXを導入すれば大幅なコストカットにつながります。サービスを導入する前には、使い勝手や料金を比較して、会社に合ったインターネットFAXを導入してください。