コラム

近頃インターネットFAXを活用する企業が増えています。今導入を検討している企業担当者の方は、どんな企業でインターネットFAXを利用しているのか気になりませんか？従来のFAXとの比較を交えながら、インターネットFAXの導入をするべき企業を確認していきましょう。

 

インターネットFAXは従来のFAXとどこが違う？

インターネットFAXと従来のFAXとの違いはいくつかあるため、順番にご紹介します。

 

■原稿の保管方法が違う

インターネットFAXと従来のFAXは、まず送受信する原稿の保管方法が異なります。従来であれば紙で作成した原稿をFAX専用機で送信し、受信したデータは紙にプリントアウトして保管していました。しかし、インターネットFAXの場合は、送受信したFAXデータは全てクラウド上で管理されているため、パソコンやスマートフォンなどのインターネットにつながっているデバイスからいつでもFAXの内容をチェックできます。保管場所を必要としないため、ファイリングをしたり、倉庫へ移動させたりする手間が一切なくなります。

 

■コストカットが図れる

従来のFAXでは、FAX機代をはじめとする、印刷用紙代やインク代などのコストがかかっていました。しかしインターネットFAXでは、用紙代やインク代がかかりません。従来のFAXでは送信先によって変動した送信料も、インターネットFAXであれば常に一定です。インターネットFAXの料金としてかかるのは、1回だけ支払う初期費用と、月額料金とFAX送信時にかかる料金のみです。

 

 

インターネットFAXを導入するべき企業とは？

次にインターネットFAXを導入するべき企業を確認していきます。業務の効率化を実現できる可能性があるため、導入の検討をしてみてください。

 

■テレビ・ラジオ業界

SNSの活用シーンが増えているテレビやラジオ業界でもインターネットFAXは大活躍します。視聴者からの投稿をFAX機で管理する手間がなくなり、印刷の必要もなくなります。電子データとして管理できるため、負担が軽減できて効率良く運営できます。

 

■中小企業

いかに少人数でなおかつローコストで会社を回していくか頭を抱える中小企業の経営者は多いです。人手不足の中小企業はインターネットFAXを導入すれば、ビジネスチャンスを逃さないでしょう。また、印刷用紙代やインク代のカットもできるため、同じFAXでも利用料金を大幅に節約できます。

 

■フリーランスや自営業の方

原稿の受け渡しや契約書を結ぶ際などにFAXを使っているフリーランスや自営業も多いです。高いFAX機を導入するのではなく、インターネットFAX機を導入してコストを抑えた事例もあります。フリーランスや自営業の人で、毎月FAXを使用しているのであれば導入をおすすめします。

 

 

 

インターネットFAXを導入する上で注意するべき点

実際にインターネットFAXを導入する上で、注意するべき点をご紹介します。導入の前に把握しておきましょう。

 

■市外局番をどうするか検討する

これまで使っていたFAX番号から移行しなければならないサービスや、市外局番が限られているサービスもあります。番号を変える場合は、取引先に知らせる必要があるため、少々手間がかかります。サービスによっては番号を変更しなくて済む場合もあるので、導入の前に事業者に確認をしましょう。

 

■事前に検証しなければならないポイントがある

今まで紙で管理していたものがWeb上で管理できるようになるため、業務フローの精査が必要です。保管や返信、FAXの仕分けなどをサービス上で管理できるのか検証しましょう。また、Web上で管理するため、セキュリティ対策も必要です。サービスによってはIPアドレス制限ができるものもあるため、要件を満たしている事業者を選択しましょう。

 

 

まとめ

FAXはインターネットFAXとしてまだまだ活躍をしています。導入すれば業務の効率化や、コストカットが実現できます。インターネットFAXを検討しているのであれば、事前検証をしっかり行った上で導入をしましょう。