コラム

FAXをやめたい人におすすめしたいこと

近年、インターネットの発達によりメールでやり取りをする機会が増えたことからFAXの使用をやめたいと考えている方も多いと思います。しかしメールよりもFAXのほうが優れていることも多いことから「FAXの廃止に踏み切れない」という方も多いのではないでしょうか。

今回は従来のFAXを廃止することのメリット、デメリットについてご紹介します。

 

 

FAXを廃止することによるメリット

FAXは簡単に情報共有ができる一方で大量の送受信が発生することで様々なデメリットが発生します。FAXを廃止することでインクや紙などのコスト削減ができる、社内のペーパーレス化につながる、業務効率の改善につながるなど様々なメリットがあります。毎日大量の送受信を行っていると、インクや紙などのランニングコストが増大してしまいます。

FAXを廃止すればこのコストはすべてなくなります。また、近年インターネットの発達により書類もデータでやり取りする機会が増えています。FAXを廃止することでペーパーレス化につながり、書類の管理も楽になります。

FAXを送信するために紙に印刷して機器まで行く必要があったり、受信したらファイリングしたり保存場所を用意したりなど、多くの手間、無駄が発生します。ペーパーレス化が進めば受信したFAXの保存場所が必要なくなる、保管や検索など管理が楽になる、FAXを送受信するために毎回席を離れる必要がなくなるなど業務効率の改善が期待できます。コスト削減、業務効率の改善により会社としての収益性の向上も期待できるでしょう。

 

 

FAXを廃止することによるデメリット

FAXを廃止することで得られるメリットは多くありますが、一方でFAXを廃止することでデメリットも発生します。

まずデータで送るよりも紙でFAXしたほうが開封率が高いことが挙げられます。データで送ると送った人しか確認できず、気づいたときにしか見てもらえませんが、FAXであれば紙で受信され誰かが気づいて対応してくれるため、見てもらえる可能性が高くなるメリットがあります。受信先で紙で印刷されることで内容や証拠が残ることもFAXのメリットです。

また、FAXはPCスキルがなくても誰でも簡単に送信できるのもメリットです。近年PCスキルは欠かせないものとなっていますが、それでもPCに疎い人も少なくありません。FAXは特に難しい操作方法も必要ないため簡単に使用できるのがメリットです。

FAXの廃止により電子データによるやりとりを基本にすると、社内でFAXを送れる人と送れない人が出てくる可能性があります。そうすると別の意味で業務効率が悪化してしまいますので注意が必要です。

歴史のある会社などではFAXでのやりとりが成立しており、それ以外の方法は受け付けないという成立した仕組みを変えたくない取引先も存在します。自社で電子データでのやりとりを進めた結果このような会社との取引ができなくなる可能性もあります。これまで使用していた仕組みを変えるのは規模の大きい会社になるほど大変な労力が必要になるので、導入は慎重に検討しましょう。

 

 

FAXを廃止したい方にはインターネットFAXという手段もある 

FAXが無駄に感じつつも廃止には踏み切れない会社は多いです。そこでおすすめなのがインターネットFAXです。

インターネットFAXは従来の電話回線を利用したFAXのいいところを残しつつ、FAXのデメリットであったランニングコスト、送受信の無駄、管理の手間を省くことができます。パソコン上で送受信するので無駄がなく、ペーパーレスなので管理も簡単です。

送信先ではこれまでのFAXのように紙で印刷されるので取引先との関係も維持できます。また送受信枚数が一定数以下だと月額料金だけでFAXが利用できるなど、FAX利用料のコスト削減にもつながります。これからFAXを導入するか検討しているのであればインターネットFAXの利用がおすすめです。

 

 

まとめ

FAXをやめてインターネットFAXに乗り換えることで、従来のFAXの良さを残しつつ、FAXのデメリットを解消した使い方ができます。この機会にインターネットFAXへの乗り換えを検討してみてはいかがでしょうか？