インターネットFAXで写真や画像は送れる？解像度はどれくらい？｜ValueFaxBizコラム
2023年9月1日最近では紙でやり取りを行う従来のFAX以外に、インターネット上でやり取りを行えるインターネットFAXの利用が増えています。
しかし、インターネットFAXを知らない方もまだまだ多く存在し、いざ導入しようと思っても大事なやりとりが行われるFAXだからこそセキュリティ面に不安を感じてしまうでしょう。
そこで今回はインターネットFAXのセキュリティ対策などを詳しくご紹介します。
従来の複合機のセキュリティ対策課題
今現在、従来の複合機でFAXのやり取りを行っている企業は数多く存在します。
実際インターネットFAXを使ったことがなくても複合機を使ったことがある方は多いでしょう。
そんな複合機ですが、セキュリティ面において対策しなければならない課題がいくつか存在します。
■誤送信のリスク
FAXを送信する際、よくやり取りを行う企業は短縮番号を設定することがありますが、番号を押し間違えるとまったく違う企業に重要な内容のFAXが送られる危険性があります。
そこまで重要な内容でなければ問題ないかもしれませんが、他社に漏らしてはいけない内容だった時は取り返しのつかないケースに発展する可能性もあるため、充分注意が必要です。
■置き忘れによる物理的な情報漏洩
複合機でFAXのやり取りを行う際は紙を使用するので、受信したFAXの紙を置き忘れるとそこから情報漏洩につながる危険性があります。
たとえ社内の人間しか見ないとしても内容によっては大きな問題に発展するかもしれないため、絶対に安心ということはありません。
置き忘れは普段から意識していれば免れることですが、いくら意識しても人間誰しも忘れる場合があるので、情報漏洩のリスクを完全になくすことは不可能です。
インターネットFAXのセキュリティ対策
インターネットFAXはセキュリティ対策がしっかり行われているので、情報漏洩のリスクが低いです。
重要なやり取りが行われるFAXだからこそ万全なセキュリティ対策が必要になります。
■管理画面のSSL暗号化
ほとんどのインターネットFAXは管理画面がSLLで暗号化されています。
SSLとは、簡単に説明するとWebサイトとそのサイトを見ているユーザーのやり取りを暗号化する仕組みのことで、セキュリティを高めるうえで非常に重要な仕組みです。
情報を他人に盗み見られるのを防ぐため、インターネット上では広く利用されています。
■特定の人のみへのFAX送信
FAXの送受信に紙を使用する複合機は内容が多くの人の目につく可能性がありますが、インターネットFAXは特定の人だけにFAXを送信できます。そのため盗み見られる危険性がなく、自分から内容を見せない限りは情報が漏れることもありません。
ただ、なかには複合機にFAXが送られてきても、見られるのは社内の人間のみだからといって安心している方もいるでしょう。しかし、多くの人の目につくのはそれだけで情報漏洩のリスクを高めることになります。万が一のケースを想定して、リスクは回避すべきでしょう。
■受信ファイルへのパスワード設定
インターネットFAXは受信ファイルに独自のパスワードを設定できます。
いくら気を付けているからといってもメールを誤送信してしまう可能性もあるので、普段からファイルにパスワードを設定しておくと安心です。
設定したパスワードを送信相手に共有すれば、相手だけが内容を確認できるため、仮に誤送信しても情報が漏れることはありません。
■データセンターでの管理体制
インターネット上でFAXのやり取りが行われるインターネットFAXは、データセンターでの管理体制が整っているので何かあった際も安心です。
24時間体制で監視が行われており、トラブルがあってもすぐに対応してくれるので大事な情報を安全に守れるでしょう。
まとめ
インターネットFAXは複合機で送受信を行うよりもセキュリティ面の安全性が高いです。
インターネット上でやり取りが行われるからこそ、特定の人のみへFAXを送れる・受信ファイルにパスワードを設定できるなどの安全性を高める対策が行えます。
FAXでは他に漏れてはいけない重要な内容を送受信することも多いので、現在複合機を使っている場合はセキュリティがしっかりしているインターネットFAXの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
