インターネットFAXの便利な機能をご紹介！従来のFAXとの違いは？｜ValueFaxBizコラム
2024年4月1日FAXはビジネスするうえで重要なツールです。近年では従来のFAXに加えて、インターネットFAXとよばれる新しい形式のFAXが展開されています。
インターネットFAXにはフォルダ分け機能やステータス管理など、従来のFAXにはなかった便利な機能が搭載されています。
本記事ではインターネットFAXの便利な機能や、従来のFAXとの違いを紹介します。
■インターネットFAXの便利機能5つ
インターネットFAXにはいくつかの便利な機能があります。紙のFAXでは不便に感じていたことも、インターネットFAXならばその不満を解消できるでしょう。ここでは代表的な機能を紹介します。
・受信FAXのフォルダ分け機能
企業の規模や業種によっては、大量のFAXを受信していることでしょう。とくに紙のFAXの場合、そのFAXの仕分けが煩雑になってしまいがちです。
インターネットFAXの受信フォルダの振り分け機能を使えば、部署・担当者ごとで簡単にFAX管理ができます。
・ステータス管理
インターネットFAXには、受信したFAXデータに「既読」「未読」などのステータスを設定できるものがあります。ステータスを可視化できることで対応漏れのリスク軽減や、対応の緊急度をすぐに判断できるでしょう。
・複数IDの作成
インターネットFAXでは一つのFAX番号につき、複数のID（メールアドレス）でFAXを受信できます。複数の担当者で受信できるため、FAXの内容を担当者間で転送・回覧する必要がありません。
登録可能な上限はサービスによって異なり、5つまでのところや無制限のものまでさまざまです。
・データでの管理が可能
データ管理が可能なところは、インターネットFAXの一番の便利機能でしょう。データでの管理によって紛失のリスクが少なく、管理体制もシンプルになります。
また、外出先や在宅勤務時にも、データ確認できるのも魅力です。
・メール受信機能
インターネットFAXではメールにてデータを受信・管理できるため、場所を問わずデータの確認が可能です。また、それまで利用していたメール機能でデータを確認できるため、導入にあたって研修も必要なく、工数もそのままに利便性を高められます。
■インターネットFAXと従来のFAXの違い
まず、FAXをどういった媒体で管理するかが大きく違います。
インターネットFAXの管理方法はデータです。PC内でFAXデータをフォルダ化・ステータス化することで、確認漏れやデータ紛失のリスクを回避できます。
さらには部署・担当者ごとのデータ共有も容易で、確認にかかる工数を削減できます。また、データ管理によって外出先や出張先でも確認できるため、近年で広まったリモートワークにもおすすめです。
一方で、従来のFAXは紙で管理します。紙で管理するため、物理的な管理スペースが必要で、なおかつ管理方法を工夫しなければ紛失のリスクもあるでしょう。また、部署・担当者間の内容確認の工数も余分に発生し、リモートワーク時の確認も難しくなってしまいます。
また、インターネットFAXと従来のFAXでは、FAX周りにかかる経費も異なります。従来のFAXは紙やインク代、複合機のメンテナンス代などが継続的に必要です。
一方で、インターネットFAXはそういった経費は必要なく、インターネットFAX各社のサービス料金がかかってきます。送受信するFAXの量にもよりますが、月額1,000円～5,000円ほどで利用できます。
以上のように、インターネットFAXと従来のFAXの大きな違いは、データの管理方法や経費のかかりかたといえるでしょう。
■まとめ
インターネットFAXにはフォルダ分けやステータス管理など、ビジネスを円滑に進めるために必要なさまざまな便利機能があります。従来のFAXよりも優れている点が多いため、まだ導入していない場合はぜひ検討してみてください。
