コラム

FAXは原稿を読み取って電気信号に変換させ、電話回線を通して相手に伝達し、電気信号に基づいてあらかじめセットしてある紙に描写する技術です。

では、インターネットFAXの仕組みはご存じでしょうか？仕組みを知れば、よりインターネットFAXについて理解がしやすくなります。

 

インターネットFAXの仕組みを理解しよう！

 従来のFAX機と異なり、インターネットFAXはインターネット回線を通じて送受信を行います。インターネットFAXサービスを提供する会社のネットワークを経由して、FAXデータはPDFなどのデータに変換します。送信されたデータはサーバー上に保管され、パソコンやスマートフォンで閲覧したり、紙に出力したりできます。メールの宛先に相手のFAX番号を入力して送信するので、メール感覚で利用可能です。ネットワークの設定やFAXの設定が不要なので簡単に利用できるため、従来のFAXと同じように使えます。必要であればFAXデータを印刷して紙媒体として保管できる、FAXサービスです。

 

インターネットFAXの導入がおすすめな人とは？

インターネットFAXの導入をするべき人とはどんな人でしょうか。いくつかモデルを用意したので、該当する人はインターネットFAXの導入を検討してみてください。

 

■営業などで外出をよくする人

内勤をしている場合は、従来のFAX機を利用してもさほど問題ではない可能性があります。しかし、外出が多い営業の人や出張が多い人は、外部からFAXの送受信が行える、インターネットFAXを利用すればより仕事がスムーズになるでしょう。

 

■テレワークをしている人

普段在宅ワークをしているのに、FAX機を使って送受信をしに会社へ行く人はインターネットFAXがおすすめです。いくらテレワークを導入しても、FAXのために会社へ行くのは効率が悪いです。在宅勤務中でもFAX機を使った業務が行えるので、時間を無駄にせずに済みます。

 

■FAXの送受信を頻繁に行う人

日常的にFAXを使って仕事をしている人は、届いたFAXの整理をするだけでも大変ですよね。整理だけではなく、返信や追記、ファイリングなどの手間が多く時間が足りません。しかし、インターネットFAXを使えば業務の効率化だけではなく、用紙代やインク代の節約もできます。毎日頻繁にFAXを使っている人はインターネットFAXの導入がおすすめです。

 

 

インターネットFAXの費用相場

インターネットFAXを導入する前にチェックしておきたいポイントの1つが費用相場です。

 

サービス会社によって異なりますが、インターネットFAXは、初期費用、月額料金、送受信の料金がかかります。初期費用は0円から約1,500円、月額料金は約300円から約1,500円、送信料金は1枚あたり約10円から20円、受信料金は毎月決まった枚数まで無料で、オーバーした場合に約10円かかります。市外局番の手続き等で初期費用がかかる事業者もあれば、無料の事業者もあります。送受信料は無料の枚数が事業者ごとに決まっていて、上限を超えた場合に支払いをするのが一般的です。

 

事業者によっては、申し込み時に付与できるオプションを設けていて、例えば追加料金で受信料を無料にできるものを提供しています。事業者は安さだけで選ぶとFAX番号に制限があったり、お試し期間がなかったりします。料金も大切ですが、毎月FAXをどれくらい使っていて、どんな機能が欲しいかなどを確認してから導入しましょう。

 

 

まとめ

 インターネットFAXの仕組みはシンプルで、メールのような感覚で送受信が行えます。外出が多い人やテレワークをしている人、毎月FAXの送受信をしている人は、利用を通して業務を効率化できるでしょう。事前に欲しい機能やFAXを使ってどれくらい仕事をしているかを把握して、インターネットFAXを導入してみてください。