コラム

日常的にFAXを使って仕事をしている人は、インターネットFAXを導入して業務効率をよくしたいですよね。しかし新たな設備が必要なのか、導入手順はどんなものかと気になる人もいるでしょう。インターネットFAXを導入する上で必要な設備や導入手順をご紹介します。

 

インターネットFAXを導入するのに必要な設備

インターネットFAXを導入するのに必要な設備は、インターネット回線です。インターネットに接続してあるパソコンやスマートフォン、タブレットがあればインターネットFAXを利用できます。新たなFAX機をはじめとする設備は何も必要ないので、誰でも簡単に始められるのが特徴です。

 

送信時は、データファイルをパソコンやスマートフォンから送れます。手書きの原稿の場合は適切な形式に変換し、同様に送るだけです。受信したFAXデータはサーバー上で保管されるため、ダウンロードしてパソコンやスマートフォンから閲覧できて、必要な時に紙で印刷できます。サービス事業者が用意した設備を使うため、導入コストがかからない上に導入しやすいのがメリットです。

 

 

インターネットFAXの導入手順を確認しよう！

導入の手順は非常に簡単です。インターネットから申し込みをします。利用者情報である、名前や住所、メールアドレスや料金の支払い方法を入力します。また、サービスによっては、市外局番の選択をしなければなりません。入力から登録完了まで数分で完了するので、非常に簡単です。

サービスのほとんどが無料トライアル期間を設けているので、会社に合っているかどうかを試せます。大まかな流れは以上ですが、サービスによって若干異なりますので、注意しましょう。

 

 

インターネットFAXを導入する際に注意するべきポイント

インターネットFAXを導入する際に注意するべきポイントがあります。1つずつご紹介するので、導入の際には気をつけてください。

 

■本人確認書類が必要

インターネットFAXサービスでは、本人確認書類の提出が求められます。申し込みの段階ですぐに提出できるように、免許証やパスポートなどの準備が必要です。スムーズに申し込みができるようにしておくと利用までの時間がかからずに済みます。

 

■動作環境が適しているか事前にチェックする

インターネットFAXを利用する予定のパソコンやスマートフォン、OSが対応しているか、動作環境が適しているか確認しておきましょう。その他、送受信に関係する条件があるので、契約したあとに端末が対応していないなどの事象は必ず避けましょう。

 

■スマートフォンアプリに対応しているかチェックする

専用のスマートフォンアプリをリリースしているかどうかは、サービスによって異なります。外出が多く、どこでもFAXを確認できるようにインターネットFAXを導入したのに、スマートフォンアプリを使って仕事が快適にならなければ意味がありません。目的に合ったサービスを選んで契約をしましょう。

 

■FAX番号は新規取得になる

基本的にFAX番号は新規取得になるため、導入と同時にFAXでやり取りをしていたクライアントに周知する必要があります。どうしても番号を変えたくないのであれば、条件次第でこれまで使っていたFAX番号を引き続き使えるようにするサービスを提供している事業者もあります。新規取得するのか、FAX番号を変えないのか、よく検討をしましょう。

 

■無料トライアルを利用する場合は自動更新に注意する

無料トライアルで試して契約しない場合、きちんと解約しなければ自動更新となります。サービスによって解約日が異なるため、自動更新をして無駄な料金を払わないようにしましょう。

 

 

まとめ

新しい設備は必要なく、インターネット回線だけで利用できるのがインターネットFAXの魅力です。導入手順も簡単であるためすぐに登録ができます。契約時の注意点を意識して、インターネットFAXを導入してください。