コラム

インターネットFAXを導入するまでの流れ、インターネットFAXの使い方などを事前に知っておくと、導入したあとにスムーズに利用できます。インターネットFAXを導入までの具体的な流れや使い方、注意点をご紹介します。インターネットFAXを検討している人は参考にしてください。

 

インターネットFAXを導入するまでの具体的な流れ

 

インターネットFAXを導入するまでの流れは非常に簡単です。インターネットFAXサービスを提供しているホームページ上から、利用者情報を入力してプランを選択するだけなので、数分で申し込みが完了します。

 

具体的には、クレジットカード情報などの支払い方法の入力や、運転免許証などの本人確認書類の提出を行います。サービスによって若干異なり、使いたい市外局番を選択する必要がある場合がもあります。また、無料トライアル期間を設けているサービスの場合は事前に利用して自社に合っているかチェックできます。

 

インターネットFAXの使い方

 

インターネットFAXの使い方は、送信したいデータを専用のメールアドレスに送信するだけです。また、従来のFAX機から送信されたデータを受信する場合でも、メールに届くようになっています。

 

送受信はWeb管理画面や、サービスによってはスマートフォンアプリからできるため、インターネットにさえ接続していればどこでも問題なく利用できます。通常のメールのように、件名と本文を入力して送り状を作成し、データを添付して送信するイメージです。

 

インターネットFAXを導入するにあたって注意するべき点

 

インターネットFAXは便利ですが、導入するにあたって注意点がいくつかあります。しっかりと吟味して導入しましょう。

 

■紙資料をよく使っている企業の場合は注意

 

紙の資料を使っていたり、紙の原稿を利用している企業は、一度スマートフォンのカメラで撮影したり、一度スキャンしてデータ化したりしなければならない手間があります。スマートフォンを使ってデータ化しようとしているのであれば、スマートフォンアプリをリリースしている事業者を選ぶ必要があります。紙媒体をよく使っている企業は、「データ化する方法」も検討しなければならないので注意してください。

 

■受信料金が発生する場合がある

 

インターネットFAXは、毎月受信可能回数が決まっている事業者が多いです。決まっている受信回数を上回った場合、追加料金がかかるので、FAXで頻繁にやり取りをしている会社は注意が必要です。

 

毎月何枚やり取りを行うのか把握してから申し込みをしましょう。受信料を懸念しているのであれば、受信可能枚数に上限がないサービスを利用しましょう。

 

■無料トライアルを必ず試す

 

無料トライアル期間を設けている事業者に申し込みをするのであれば、一度利用してみることをおすすめします。条件や機能が魅力的でも「実際に使ってみたら合わなかった」「思ったより使わない機能があった」といったケースはよくあります。

 

会社の中でFAXをよく使う人を中心に、実際に試してみてから利用を検討すれば、利用開始してからのギャップが少なくスムーズです。

 

■インターネットに接続している必要がある

 

時間に関係なく送られてくるFAXの場合、24時間インターネットに接続している必要があります。仮にパソコンがインターネットに接続されていても、電源を入れておかなければ受信ができないためです。届いたFAXをすぐに確認したい場合は、スマートフォンでもFAXを受信できるように設定する必要があります。

 

まとめ

 

インターネットFAXを導入するまでの流れや使い方を解説しました。すぐに申し込みができるので、従来のFAX機からの移行も簡単で、使い方も非常にシンプルなものです。上記でご紹介した注意点を把握して、業務効率化のためにインターネットFAXを役立ててください。