コラム

日本は地震をはじめとする自然災害が多く、これまで多大な被害を受けてきました。しかし、災害時でもインターネット回線は通信できるとご存じでしょうか？災害時でもインターネット回線は安定しているため、インターネットFAXを導入しておくのは1つの災害対策として有効です。

 

インターネットFAXが停電や災害に強い理由

 

インターネットFAXは、インターネット環境があれば場所にとらわれず、どこでも送受信が行えます。モバイルルーターや4G回線でも利用できるので、停電が発生した場合でもスマートフォンで問題なくFAXを受信できます。スマートフォンからの送信もできるので、インターネットFAXは災害時でも安定して利用可能です。

 

また、端末にトラブルが発生してもデータそのものを失う心配がなく、災害に対する確かな強みを持っています。

 

インターネットFAXは通常使用時のメリットも大きい！

 

災害時に限った話ではなく、インターネットは通常使用時のメリットも大きいといえます。インターネット接続さえしていれば、場所や端末を問わずFAXを利用できるため、従来のFAXと比較して利便性が高く、業務の効率化が実現できます。印刷用紙代やインク代もコストがかからないため、コストの削減やペーパーレスの促進にもつながります。

 

FAX頻繁に使用している企業や、従業員の外出や主張が多い企業は、普段からインターネットFAXを使って効率的な仕事ができます。

 

インターネットFAXを選ぶ際のポイント

 

インターネットFAXを選ぶポイントがいくつかあるので、1つずつご紹介します。

 

■現在のFAX番号が使えるか

 

インターネットFAXサービスを選ぶポイントとして、現在のFAX番号が使用できるかどうかです。インターネットFAXサービスの一部に、FAX番号を変更しなければ導入できない事業者があります。社内利用がメインだったり、あまり連絡先がなかったりする場合はあまり手間になりませんが、そうでない場合はFAX番号の変更による手間がかかってしまいます。現在使用しているFAX番号を引き継げる事業者もあるため、契約前に確認しましょう。

 

■欲しい機能やツールが備わっているか

 

外出が多い人に向けて導入するのであれば、スマートフォンに対応しているサービス、FAXのデータ管理機能を付けたサービスなど、搭載できる機能を自分で選択できます。受信しかしない、送信しかしないなど企業によって欲しい機能がことなるため、欲しい機能を提供している事業者と契約しなければ意味がありません。自社でのFAX利用状況を確認してから、サービスを選びましょう。

 

■管理面の負担はないか

 

インターネットFAXを運用していくにあたって、管理に対する負担も注目するべきポイントです。サーバーのメンテナンスや、アップデートを事業者側で行ってくれるサービスであれば、運用の負担が少ないです。その他、不具合に対する対応力や、サポート体制などもチェックしておくとトラブルが起こった際でも安心して業務ができるでしょう。

 

■無料トライアルで試して決定する

 

無料トライアルを実施している事業者もあるため、契約する前に確認できます。サービスの紹介ページでは問題がなさそうに見えても、実際に使ってみて分かる部分があるため、複数の事業者で比較しているのであれば、まずはお試し期間を使って実態を把握しましょう。

 

まとめ

 

インターネットFAXは通常使用時から災害時まで活躍してくれるサービスです。導入にあたって、現在FAXを利用している人全員が使えなければならないので、導入前にしっかりと検討しましょう。FAXを多用する企業や、外に出て仕事をする人が多い企業であれば、上記のポイントを意識してインターネットFAXの導入を検討してみてください。