コラム

従来のFAX操作が機械に資料を読み込ませるのに対し、利用者が増えているインターネットFAXは、スマートフォン・PC・タブレットから送りたい資料を選んで、データとして送れます。

 

この記事ではインターネットFAXの使い方やメリットを解説しています。FAXの維持費・運用費が高く、対処法を探している方はぜひ参考にしてください。

 

インターネットFAXとは

インターネットFAXは文字通り、インターネットを利用してFAXを送るシステムのことです。従来のFAXよりも利便性が良く、代替機として利用者が増えています。

 

■インターネットFAXの特徴

インターネットFAXは通信環境さえあれば、スマートフォン・タブレット・PCといった各種端末から場所を選ばず利用できます。

 

紙を使わないためペーパーレスFAX、データをクラウド上に保管することから、クラウド型FAXと言われることもあります。従来のFAX機と互換性があるため、FAX機からインターネットFAX、インターネットFAXからFAX機へのデータ送信が可能です。

 

FAX機を置かなくて済むようになるため、コストカットに繋がるだけでなく、出張先や自宅から必要書類の確認、送信、印刷ができます。

 

■インターネットFAXの使い方

インターネットFAXの使い方はとても簡単で、送信したいデータを用意し、専用メールアドレスに送るだけです。「FAX番号@aaaa」という風にFAX番号がメールアドレスになります。

 

また、インターネットFAXはメールでデータを送受信します。送付されるデータはPDFやTIFF形式で送られます。

 

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXは主にビジネスシーンで役に立ちます。ここでは従来のFAX機でなくインターネットFAXを使うメリットを解説していきます。

 

■ペーパーレスにつながる

FAX機を使っていると、当然ながら紙詰まりやインク切れ、用紙切れが起こります。

また、稀に動かなくなってメンテナンスが必要になることもあるでしょう。

 

こうした印刷用紙代、インク代、メンテナンス代はそれぞれ継続的に発生するため、小さな費用と思っても数年単位で考えると意外な負担となっていることがあります。

 

インターネットFAXを使えば、こうした悩みを全て解決できます。

 

専用の機械、回線の契約・工事が不要なので、申し込んですぐに利用を始められるのも嬉しいポイントです。

 

データファイルを送受信するため、説明会や、打ち合わせなど、必要に応じて紙に印刷できる利便性も持ち合わせています。

 

■管理がしやすくリスクの軽減につながる

従来のFAXは紙が印刷されるだけなので、大量に送られてくると、いつ・何が・どのくらい送られてきたか把握できないというデメリットがあります。

 

インターネットFAXでは部署や、社内全体で送受信したデータを一括管理できます。フォルダに分けてデータを保存できるため、間違えて書類を捨ててしまう、書類を紛失してしまうといったリスクが減少します。

 

データ検索機能があるため、問い合わせを受けた際や担当社員が休みの時に代理で資料を送付する際はスピーディーに対応できます。

 

まとめ

インターネットFAXはペーパーレスで、コストカット・エコの両面において優秀です。

 

従来のFAXとは違い、専用の機械を必要とせず、インターネットに繋がっていればどこからでもファイルの送信、閲覧が可能です。送受信したデータは一元管理できるため、紙媒体と比較すると誤って捨ててしまう、紛失してしまうといったリスクを減らせます。

 

従来のFAXに不満を持っている方や、維持費に悩んでいる方は、インターネットFAXの導入を検討してみてはいかがでしょうか？