コラム

スマートフォンやPCが普及した現代日本において、FAXを見かける機会は減少してきました。維持費がかかるため可能なら撤去したいと思う反面、取引先からFAXで連絡が来る関係で撤去できないケースがあります。

 

そこで、通信環境があればスマホやPC、タブレットからFAXを送受信できるインターネットFAXという代替案を紹介します。

 

■インターネットFAXとは？

インターネットFAXは文字通り、インターネットからFAXを送受信するシステムです。

 

■インターネットFAXの特徴

インターネットFAXは紙を使わず、データファイルを送受信する新しいFAXです。

 

スマホ・タブレット・PCから管理できるため、ネット環境さえあれば、どこからでもFAXを確認・送信できます。メールのような感覚でFAXを送受信できるので、現代の生活に合った仕様になっています。

 

従来のFAX機とも互換性があるため、インターネットFAX・従来のFAX間で送受信が可能です。

 

■従来のFAXとの違い

最大の違いは専用の機械、回線を必要とするかしないかです。

 

従来のFAXは専用の機械やFAX複合機がなければFAXの送受信ができませんでした。しかしインターネットFAXはインターネット回線を利用して送受信をするため、専用の機械を必要としません。

 

■インターネットFAXを導入する方法

インターネットFAXを利用するうえで必要になるのが、インターネット回線と端末（スマホ・タブレット・PC）です。ホームページから利用者の情報、支払情報を入力して、希望するプランを選択します。

 

月に何枚くらいFAXを送るのか把握しておくと、プラン選択が楽になります。全ての入力が完了したら、すぐにインターネットFAXを利用できます。

 

サービスによっては、市外局番を選べることもあるため、東京23区が03、大阪は06といった各地域の番号を選びましょう。全国共通の050よりも市外局番の方が信用を得られます。

 

インターネットFAX導入で改善できること

従来のFAXからインターネットFAXに変えると、どのようなことが改善するのか紹介していきます。

 

■紙代やインク代などのコスト削減

従来のFAX機を使っていると、用紙やインクが不足したら補充する必要が出てきます。

 

コスト面に負担がかかるだけでなく、実際の業務では交換・補充作業が発生するため、業務の進行を妨げます。その上、メンテナンス代や修理費もかかるので、頭を抱える経営者の方は多いのではないでしょうか？

 

インターネットFAXを使うとこれらの問題が全て解決します。スマホ・タブレット・PCといった端末から操作できる上、ペーパーレスなので、用紙・インク・メンテナンス費用がかかりません。

 

データしか見られないのは不便ではないかと思うかもしれませんが、PDFやTIFF形式でファイルを送受信するため、プリンターがあれば好きなだけ印刷できます。

 

■リスク管理がしやすい

従来のFAXは様々な会社から資料や見積書、契約書が紙媒体で送られてくるため、誤って破棄・紛失するリスクがあります。

 

その点、インターネットFAXは自動的にFAXをインターネット上のフォルダに振り分ける機能が付いているため、破棄・紛失のリスクを下げられます。もちろん手動でのフォルダ分けも可能です。処理済み・未処理といった各FAXのステータスも確認できるため、見逃すリスクも低下します。

 

■テレワークや外出中にも対応可能

会社のFAX機を使っていると、出勤するまでFAXの内容を確認できないという問題点があります。テレワークや出張中、営業で外回りをしている時はFAX対応が不可能です。

 

一方、インターネットFAXはスマホ・タブレット・PCからFAXの内容を確認して、クラウド上にある資料を送信できます。インターネット環境さえあれば、場所を選ばず対応できるため、利便性が高いと言えます。

 

まとめ

インターネットFAXはスマホ・タブレット・PCからFAXを管理できる新しいFAXのシステムです。場所を選ばず利用できて、紙を使わないので、破棄・紛失のリスクが低下します。紙・インク・メンテナンス費用がかからないため、従来のFAXよりも利便性が高くなっています。

 

インターネットFAXは簡単かつ、即座に移行できます。ぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか？