コラム

ネット回線でFAXのやりとりが出来るようになるインターネットFAXのサービス。導入している企業や個人事業主は年々増加傾向にありますが「セキュリティ面ではどうなんだろう？」という疑問や心配を抱えている方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな方のために、インターネットFAXのセキュリティについて解説をさせていただきます。

 

 

紙FAXのセキュリティ面でのリスク

インターネットFAXのセキュリティについて確認していく前に、まずは従来の紙FAXのセキュリティについても検討しておきましょう。

とりわけ心配なのが、誤送信による情報流出です。番号入力時、アドレス登録時、短縮番号入力時など、従来のFAX機を利用している場合誤送信のリスクは常について回ります。

また、トレイに置き忘れるなどのミスによって情報が漏洩してしまう可能性も見逃せません。紙に印刷されることにより、第三者の目に触れる機会も多くなるのです。権限のない人に見られてしまうことは勿論、誤って破棄されてしまうなどの危険性もあります。

これらは意識や管理を徹底することによって防ぐことが可能ですが、対策は人間の行動に頼ることになってしまいます。そのため、完全に0にするのは難しいでしょう。

 

 

インターネットFAXのセキュリティ対策はどうなっている？

それでは続いて、インターネットFAXのセキュリティについて確認をしていきます。

まず、誤送信に関しては防止のために様々な工夫がされています。宛先に関しては勿論登録が出来ますし、送信時には再確認が出来るサービスも多く存在します。受信するファイルにはパスワードを付けることも可能です。管理画面で受信する場合にも、アクセスにはIDとパスワードが必要ですので安心出来ます。

また、管理画面はSSLで暗号化されますので、不正なアクセスなどによる情報漏洩の不安も減らすことが出来ます。中には基幹システムと連携してFAXの送信を可能にしてくれるインターネットFAXも存在しますので、誤送信の防止やそれによるリスクには大いに役立ってくれるでしょう。

勿論データでの受信になりますので、紙よりも管理が容易になります。受信だけでなく送信済みの紙面を置き忘れてしまうことなどもなくなりますので、情報流出のリスクを限りなく抑え込むことが出来るでしょう。インターネットFAXはセキュリティが心配な人こそ、利用による魅力をより感じられるサービスであるといえます。

 

 

インターネットFAXのセキュリティ面以外でのメリットを解説！

セキュリティ強化に役立ってくれるインターネットFAXですが、利用によるメリットはそれだけではありません。

その他の嬉しい特徴についても確認をしておきましょう。

まず、インターネットFAXなら外出先でもFAXのやりとりが可能になります。パソコンやスマホ、タブレットなどでの送受信が出来るためです。複合機にとらわれる必要がなくなりますので、業務の効率化にも繋げられるでしょう。

また、印刷によるトラブルもなくすことが出来ます。文字が上手く印刷出来なくて読めない、機材が壊れて送信出来ないなど、従来のFAXにはありがちだった事態にも遭遇しなくて済むようになるのです。

さらに、インクやコピー用紙などにかかっていたコストも削減することが出来ます。このように、インターネットFAXが事業にもたらす効果は大きいです。「仕事でFAXがどうしても必要だけどもっと手軽になったらなぁ…」などと考えている方にはうってつけのサービスです。

インターネットFAXは様々なリスク対策においても優秀であることがおわかりいただけたでしょう。コストや利便性などそれだけに留まらないメリットも存在しています。

「セキュリティ強化を図りたい！」と考えている企業や個人事業主の方もこれを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。一口にインターネットFAXと言っても様々なサービスがありますので、比較の上で事業にぴったりのものを選ぶようにしてくださいね！