コラム

インターネットFAXというものをご存じですか？聞いただけでは普通のFAXと何が違うかわからないかもしれませんが、これまで使用していたFAXに取って変わる便利なFAXの利用方法がインターネットFAXです。

今回は従来のFAXとインターネットFAXの違いについてご紹介します。

 

 

一般的なFAXとインターネットFAXの違いは？

従来のFAXはFAXを送信するための機器の用意が必要だったり、FAX番号が必要なので専用の電話回線を契約する必要がある、送信や受信のために印刷が必要になるので紙やインクなどの消耗品のランニングコストがかかる、また経過年数に伴って機器の故障などが発生するなどの要素がありましたが、インターネットFAXではこれらの要素がすべて簡略化、改善されています。

インターネットFAXは普段使用しているパソコンやスマートフォンがあれば送信でき、データで送信できるので印刷コストがかからない、受信側もパソコンやスマートフォンで内容を確認できる、インターネット回線で送信できるのでFAX専用の回線を用意する必要がないなど、インターネットFAXは従来のFAXよりもコストがかからず、楽に送信できることができます。

データで管理しているので過去の送受信履歴も管理しやすいのもインターネットFAXの特徴といえるでしょう。一方で、紙媒体で見るときには印刷が必要だったり、印刷してみるとデータで見た時と見え方が違う可能性があるなど、デメリットもあります。

 

 

どちらのFAXを用意するのがおすすめ？

では従来のFAXとインターネットFAXどっちのほうがおすすめかと聞かれたら、結論からお話しするとインターネットFAXのほうがコストもかからず、使用しやすいのでおすすめです。

インターネットFAXは従来のFAXよりもコストが抑えられ、FAXのために印刷をしなくても使用しているパソコンやスマートフォンで送受信や内容の確認ができることや、紙媒体で管理するよりも送受信履歴が管理しやすいなどのメリットがあるためです。

紙媒体の書類をインターネットFAXで送信する際はスキャンや撮影が必要だったり、受信したデータを紙媒体で保存するのであれば印刷が必要になるなどのデメリットもありますが、送受信の管理のしやすさは従来のFAXよりも優れているポイントです。近年ではインターネットが普及し従来のFAXを使用する機会も徐々に減ってきているので、これからFAXを導入しようと考えるのであればインターネットFAXを使用するのがおすすめです。

 

 

インターネットFAXを導入する際の注意点

インターネットFAXを導入する際は、いくつか注意するポイントがあります。

まず、インターネットFAXのサービスによってはこれまでのFAX番号が使えず、使用できる市外局番が限られていることがあります。これまでFAXを使用しておらず新しくFAXを導入するのであれば別ですが、すでにFAXを業務で使用していてインターネットFAXに切り替える場合は、取引先などに連絡する必要があります。インターネットFAXに切り替えることでこれまでと送受信方法が異なることから、社内の業務フローで使用可能かを調べておく必要があり、加えて導入後は社員への周知も忘れてはいけません。

ほかにも、インターネットFAXの受信データの形式は基本PDFですが、サービスによって違う場合があるので確認が必要です。また、インターネット回線を使用する関係上セキュリティ対策も欠かせません。このように、インターネットFAXは便利な面が多いですが、導入の際には注意するポイントが多々ありますので慎重に準備しましょう。

 

 

まとめ

インターネットFAXは従来のFAXで使いにくかった部分を改善し、手軽な送受信、コスト削減が実現できる新しいFAXの形態です。会社の規模にもよりますが、これからFAXの導入を検討するのであればインターネットFAXの導入がおすすめです。