コラム

インターネットFAXの導入が決定しても、サービス事業者が多く悩んでしまうのも不思議ではありません。どの事業者も同じに見えてしまって、決定打を探している人に向けて、インターネットFAXを選ぶ上で意識するべきポイントをご紹介します。事業者選びに困っているのであれば判断材料として役立ててください。

 

インターネットFAXの特徴

 インターネットFAXとはその名のとおり、インターネット回線を利用したFAXが使用できるサービスです。インターネットFAXを提供している事業者と契約すればすぐに利用できます。インターネットFAXを導入すれば、業務効率化やコスト削減などが実現できますが、その他にも魅力があります。

 

■モバイルルーターでも使用できる

インターネットFAXはインターネット環境があればどこでも利用できます。モバイルルーターでも問題ないため、場所を選ばずに利用可能です。外出先や出張先でもFAXを確認できるメリットがあります。

 

■契約すればすぐに利用できる

インターネットFAXは、サービスを提供する事業者と契約すればすぐに利用できます。従来のFAX機は設置工事が必要だったため、最大2週間程度FAXが使えない期間がありました。しかしインターネットFAXは契約日からすぐに利用可能です。クレジットカード払いや銀行振込に対応しているので、好きな支払い方法を選択できます。

 

 

インターネットFAXはその他のFAXサービスと何が違う？

インターネットFAXとその他のFAXサービスであるコンビニFAXや複合機、一般的なFAX機と比較してみます。

 

■コンビニFAXと比較

コンビニFAXはいつでも利用できます。しかし、1回の利用に都度料金がかかる上、コンビニに寄らなければなりません。インターネットFAXであれば、コンビニに寄る必要がなく自宅のパソコンからFAXのデータ用紙に印刷できます。

 

■コピーとFAXができる複合機と比較

複合機はコピーとFAXのどちらの機能を備えていて便利ですが、値段が安い機器でも約50万円します。高価であるため、中小企業や自営業の人にとっては導入が困難です。反対にインターネットFAXであれば、初期費用を高く見積もっても約1,500円と非常にリーズナブルです。受信したいFAXデータをパソコンやWeb管理画面で保管して、印刷したい場合は家庭用プリンターで対応できます。

 

■一般的なFAX機と比較

一般的なFAXは用紙代やインク代のランニングコストがかかります。インターネットFAXであれば、印刷は必要なときだけ行えばよいため、ランニングコストは低いといえます。また、従来のFAXは本体が故障した場合にFAXを受信できないのが弱点でしたが、インターネットFAXは故障の心配がありません。

インターネットFAXを選ぶ上で意識するべきポイント

インターネットFAX事業者を選ぶ上で意識するべきポイントをご紹介します。決定打が見つかるかもしれないので、参考にしてみてください。

 

■会社の規模に合っているか

会社の規模に合った料金形態であるかどうかチェックしましょう。料金はできるだけ抑えたて利用したいと考えてしまいがちですが、料金以外にも注目しましょう。FAXの使用頻度や、FAXを使った業務フローなどの確認をしてから、最も適したインターネットFAX事業者と契約をしましょう。

 

■欲しい機能やツールが足りているか

インターネットFAX事業者によって、提供しているサービスが異なります、スマートフォンアプリで送受信ができたり、CSVデータとして履歴を書き出せたりします。必要な機能が揃っているかどうかチェックしてみてください。

 

■無料トライアルで試せるか

実際に無料トライアルで試してみるのもおすすめです。無料トライアルを提供しているインターネットFAX事業者もいるため、使ってみて機能や料金をチェックしたり、企業全体で問題なく使用できるかどうかを確かめてみたりすると候補を絞りやすくなります。

 

 

まとめ

インターネットFAX事業者を選ぶ上で意識するのは、社内の人間が全員利用できて、業務を効率化できるかどうかです。実際に試してみたり、業者の比較を行ったりして、会社に適した業者と契約してください。