コラム

会社設立時にFAXは必要ある？ない？

会社を設立するときにFAXを導入するか悩む方は少なくありません。近年ではメールで資料をやり取りする機会が増えていることから、企業にあたってFAXを導入しない会社も存在します。

今回はこれから会社を設立する方に向けて、FAXの必要性についてご紹介します。

起業する際にFAXは用意するべき？

近年FAXの利用が減少しており、メールなどで電子データのやりとりをする会社が増えていますが、FAXを利用している会社も決して少なくありません。起業するにあたってFAXが必要かは業種によりますが、結論からお話しするとまだ必要であると言えます。

FAXを受信する機会がなくても、取引先からFAXで資料を送ってほしいと指定されることもありますし、何かを発注する際に発注先ではFAXの注文のみを受け付けている場合もあります。業務効率や管理の手間、管理スペースのことを考えるとFAXは導入したくない、と考える方も少なくないと思いますが、取引先のことを考えるとFAXは導入するべきです。

 

 

FAXが活躍する業種

FAXが活躍する業種として、不動産業界、家具・インテリア業界、マスコミ業界、行政機関などが挙げられます。

不動産業界では物件の情報のやりとり紙ベースで行うことが基本で、物件の情報や資料を請求する際にFAXを利用することが多いです。業界的にITリテラシーがあまり高くなく、請求する側もFAXに慣れている、FAX番号を伝えたほうが早いなど双方でFAXのほうがメリットがあると考えられているため、FAXを多く利用しています。

家具・インテリア業界では発注書などの書類をFAXでやりとりしているメーカー、生産工場が多く、特に地方や歴史のあるメーカー、工場ほどFAXでのやり取りをしているので、業界としてペーパーレス化を進めない限りFAXをやめられない背景があります。家具などを梱包する倉庫などでは発注書などを見ながら作業するため、電子端末よりも紙のほうが楽ということもFAXが利用されている理由にあります。

マスコミ業界でも聞き間違いや言い間違いなどを防ぐため、また、正確な情報を得るためにFAXが積極的に利用されています。行政機関では自治体ごとに情報セキュリティに関する条例などがあり、インターネットによる情報のやり取りに慎重なためFAXが利用されています。

このように、業界によってFAXがやめられない背景も多く、ペーパーレス化を進めたくても進められない事情があります。

 

 

機材を用意するのが面倒な方はインターネットFAXがおすすめ！

業界の事情としてFAXが廃止できない業界もある、というお話をしましたが、インターネットを使ったFAXが近年注目されています。従来の電話回線を利用したFAXの良さを残しつつ、ランニングコストの削減、席を離れなくてもFAXを送受信できる利便性の高さ、書類の管理のしやすさが従来よりも向上しているのがインターネットFAXの特徴です。

これまでのFAXは紙で送受信をする必要がありましたが、インターネットFAXではパソコン上でデータの送受信をするため、インクや紙などのランニングコストがかからず、送受信のために毎回席を離れる必要もなくなります。データで送信しても送信先ではこれまでのFAX機器から紙で印刷されるので、従来のFAXと変わらず取引ができます。

受信の際は紙ではなくデータとして受信するため、受信したFAXはデータで管理ができます。FAXをファイリングしたり保管場所を用意する必要が無くなりますので、無駄な時間が削減でき業務効率の改善も期待できます。これから会社を設立するのであれば、インターネットFAXのほうがコストが抑えられ、無駄も削減できるのでおすすめです。

 

 

まとめ

インターネットFAXはFAX導入のハードルを大きく下げてくれます。メールでのやりとりはしておらず、FAXのみのやりとりをしている企業とも取引できる可能性がありますので、FAXを導入するか悩んでいるのであれば安く簡単に利用できるインターネットFAXをまずは利用してみてはいかがでしょうか？