コラム

FAXの余計なコスト削減しませんか？

FAXは機器の購入やリース契約の使用料以外にもインクや紙などのランニングコスト、故障時の修理費用など様々なコストがかかります。

今回はFAXのコストを削減する方法についてご紹介します。ランニングコストだけでなく根本的にコストの削減をしたいのであればインターネットFAXの利用もおすすめですので、コスト見直しの参考にしてみてくださいね。

 

 

一般的なFAX利用にかかる費用と具体的な内訳

一般的な電話回線を利用したFAX機器の購入は安くて1万円前後、リース契約でも月額5,000~3万円程度かかります。これに加えてインクや紙などのランニングコスト、故障した場合の修理費、リース契約なら保守、メンテナンス料金など、様々なランニングコストが発生します。さらに送信料金も発生するので、トータルするとかなりの金額のコストが毎月発生します。

電話回線を利用したFAXはパソコンで管理しているデータを印刷して紙媒体で送信する必要があるため、送信のたびにインク、紙を消費し、また送信した用紙を保存するとなると保存スペースもかなり必要になります。印刷代は1枚印刷するのに、モノクロであれば2円、カラーだと1枚10円を超えてしまうことも。

FAXの送信機会が多いのであれば消耗品の消費も早くランニングコストがかなりかかってしまいます。しかしインターネットFAXであればこれらのコストを抑えることができます。

 

 

コスト削減にはインターネットFAXへの乗り換えがおすすめ！

インターネットFAXはまず専用の送信機、複合機が必要ないので購入費用、リース費用が発生しません。普段使用しているパソコンから送受信ができるので新たにスペースも必要なく、契約すればそのまま使用できるようになります。

また、データで送受信ができるのでインクや紙などのランニングコストが発生しません。これだけでもかなりのコスト削減につながります。また送受信の無料枠が設けられていることもあるため、FAXの送受信枚数が多くなければ月額料金の支払いだけでFAXを利用することができます。

月額料金だけで比較しても、リース契約の場合月額最低でも5,000円からですが、インターネットFAXであれば1,650円から利用できるので、インターネットFAXに切り替えるだけでかなりのコスト削減ができます。会社の規模が大きく毎日多くのFAXの送受信が発生するのであれば複合機をリース契約しないと業務に支障がでるかもしれませんので従来のFAX機器でもいいですが、個人事業主や小規模の会社であればインターネットFAXを契約するのがおすすめです。

 

 

インターネットFAXの導入方法を確認しよう！

インターネットFAXを導入するにはまずインターネット回線があることが前提になります。インターネット回線がなければまずはインターネット回線を契約し、インターネットFAXを契約する必要があります。

サービスを契約したらソフトウェア、もしくはアプリをダウンロードしてインストール、インターネットFAX用の電話番号を取得する、FAXを送受信するEメールアドレスを設定すればすぐにインターネットFAXが利用できるようになります。

設定が終われば送信の場合はメールで送ったデータをインターネット上に設置したFAXサーバーがFAXデータに変換し、相手の受信先に送信され、受信であれば電話回線から送られてきたFAXデータでもメール用に変換して指定したアドレスにメールで送られます。送信の際に紙に印刷する必要も、受信データを見るためにデータに変換をする必要もなく、すべてFAXサーバーが行ってくれます。電話回線を利用したFAXよりも導入が簡単なのもインターネットFAXの特徴です。

 

 

まとめ

インターネットFAXに切り替えれば現状のFAXにかかるランニングコストのほとんどを削減できます。FAX使用のレギュレーション、オペレーションの変更が必要になりますが、大幅なコストカットができますので導入を検討してみてはどうでしょうか？