コラム

インターネットFAXならではの便利な機能が、一斉送信機能です。

 

従来のFAX機器では、送付内容がまったく同じ場合でも送信を宛先ごとに行う必要があり、非常に非効率的でした。しかしインターネットFAXの一斉送信機能では、同じ原稿を複数の宛先にまとめて送付できるため、このような前時代的な非効率を一気に解決できます。

 

とくに最近ではコピーやFAX機能を統合した複合機を使うオフィスも増えており、FAX送信だけで長時間にわたって機器を占有することは職場の迷惑にもつながりかねません。

 

さらに、一斉送信機能を活用することで、FAXDMも効率的に配信できます。

 

この記事ではインターネットFAXの一斉送信の機能と使い方について解説するので、前述のような大量のFAX送信に悩んでいる方は、ぜひこの機会に導入をご検討ください。

 

PDFとしてEメールで一斉送信する

 

インターネットFAXでの一斉送信のしくみや操作は、Eメールでの一斉送信とほぼ同じです。

 

Eメールを送信する場合と同様に、メールアドレス欄に専用の送信先アドレスを指定するだけで、相手先にFAXを送信できます。

 

またFAXとして送りたい文面は、PDFなどの画像データで添付します。通常のメールでの添付ファイルと同じ感覚で操作できるので、非常に簡単です。

 

なお一連の送信作業はEメールで行いますが、送付先はFAX宛に届くしくみになっています。

送信された相手方はFAXで受信できます。

 

送信する側は紙を必要としないため、膨大な書類のなかから送るべき書類を探す手間が一切発生しません。また紙・インクを使用しないことで、ペーパーレス化・コスト削減にも効果を発揮します。

 

さらに、サービスによっては配信拒否のFAXをチェックボックスにチェックを入れるだけで除外でき、クレームを防止できるものや、FAX原稿のコンサルティング・デザイン作成まで一貫して依頼できる、配信代行サービスを兼ねそろえているものもあります。

 

一斉送信機能は、オフィスで発生する通常のFAX送信業務のほか、DM配信やテレワークでのFAX送信、外回り中のFAX送信などにおいて、非常に便利です。かゆいところに手が届くオプションサービスが豊富に用意されているインターネットFAXを選びましょう。

 

一斉送信する手順

 

インターネットFAXでの一斉送信の手順は、非常にシンプルです。

これまで従来のFAXを使っていて、その操作に慣れていた人でもすぐに移行できるでしょう。

 

一斉送信の手順はサービスによっても違いがありますが、大まかにご説明すると、まずEメールを作成して宛先を入力し、FAXとして送信したいPDFファイルを添付。宛先アドレスを指定して、Eメールを送信する、という流れとなっています。

 

送信先では送られたアドレスからFAX番号を抽出し、番号宛に添付ファイルをFAX送信してくれます。

 

ValueFaxBizでは、最大10件までの一斉送信に対応しています。

 

プランは送受信に対応したプランと受信専用のプランに分かれており、一斉送信を利用したい場合は送受信プランを選ぶ必要があります。

 

また送受信ともに毎月300ページまで無料で、超過した場合も1枚あたりの単価が比較的安価なのが特徴です。「1回あたりの一斉送信件数はさほど多くないけれど、総件数は多い」といった場合におすすめのサービスです。

 

まとめ

 

一斉送信はインターネットFAXならではの機能で、従来のFAX機器では対応できないものです。

またFAXの送信中は受信ができないため、長時間の送信作業は必要なFAXの受け取りができないという状況にもつながりかねません。

 

一斉送信の利用は決して難しくないので、FAXの送信作業の負担にお悩みの場合は、ぜひこの機会にインターネットFAXの導入を検討してみてください。