インターネットFAXはビジネスで使える？FAXサービスの選び方を紹介！｜ValueFaxBizコラム

2023年12月1日

携帯電話やPCの普及によって、一般家庭で見る機会が少なくなったFAXですが、近年利便性の高いインターネットFAXというものがビジネスの場で話題になっています。

この記事ではインターネットFAXはビジネスで使えるのか、どうやってFAXサービスを選べばよいのか解説していきます。

インターネットFAXとは？

はじめにインターネットFAXとは何かを解説していきます。

インターネットFAXは文字通り、インターネットを利用してFAXの送受信が行えるサービスです。

インターネットに繋がっていれば、スマートフォン、タブレット、PCといった各種端末からどこからでも利用できます。データをクラウド上に保管することから、クラウド型FAX、WEB FAXと言われることもあります。

インターネットFAXは相手側にPDFやTIFF形式でファイルを送ります。インターネットFAXと従来のFAX間で互換性があるため、双方に送信可能です。

インターネットFAXは通信環境さえあればどこでも利用でき、お手持ちのスマートフォン、タブレット、PCを使用してFAXを送受信するため、FAX機の購入や回線の契約が不要です。工事が不要のため、申し込みをしてからすぐに利用できます。

出張が多い企業や在宅ワークを導入している企業の場合、必要書類をいつでも確認できて、任意の相手に送信できるという機能は大きなメリットです。

デジタルデータでやり取りするため、印刷用紙、インク、機械のメンテナンスコストをカットできます。必要に応じてデータを用紙に印刷できるため、使用場所が限られるFAXよりも利便性が高まっています。

ここで「インターネットFAXのメリットに魅力を感じたけれど選び方がわからない」「会社にインターネットFAXを導入したい」という方に向けて、おすすめの選び方を解説します。

最初に確認しておきたい要素は利用料金です。

インターネットFAXは月額料金を支払って利用します。月に何枚FAXを送受信するかによって、月額料金が変わってきます。枚数が少ないほど安くなるプランを提供する企業もあれば、枚数が多くなるほどお得になっていくプランを提供する企業もあります。

月に何枚FAXを送受信するか把握したうえで、その枚数に対応したプランを選びましょう。

また、インターネットFAXサービスによっては、送信機能なしで受信プランだけを展開しているところもあるため、ニーズに合わせた利用が可能です。

ビジネスシーンでインターネットFAXを使うのであれば、なるべく機能が豊富なものを選びましょう。

例えば社内で送受信したFAXを一元管理できる機能や、処理済、未処理といったステータス機能、フォルダ分け機能があると効率的に仕事を進められます。

インターネットFAXは回線の契約、工事が不要ですが、専用のFAX番号を取得する必要があります。FAX番号は電話番号と同じく03や050といった数字から始まります。

この番号はどれでも良いと思っていませんか？実は与える印象が大きく違います。

東京23区は03、大阪は06といったように、市外局番は地方ごとに番号が決まっています。知らない番号からFAXが送られてきても、〇〇県の会社かと判別できるため信頼感があります。

しかし、050から始まる番号は全国共通の番号で、どこから送られてきたかわかりません。

それぞれの会社が属する市外局番を選んだほうがビジネス的には相手に信頼感を与えられるので、市外局番の選択肢が多いサービスと契約しましょう。

インターネットFAXとは、スマートフォン・タブレット・PCといった端末からFAXを送受信できるサービスです。FAXを置く場所を選ばないため、ネット環境にさえ繋がっていればどこからでも送受信できます。

専用の機械や回線の契約・工事が不要のため、すぐに利用を開始でき、紙代、インク代、メンテナンス代を抑えられるのが嬉しいメリットです。