コラム

環境や効率など、様々な観点から推進されているペーパーレス化。中でも仕事で必要になるFAXに関しては、ペーパーレス化したいと考える方が多いのではないでしょうか。

近年ではインターネットFAXなどのサービスに対する注目度は高く、導入する企業も増加傾向にあります。今回はそんなペーパーレスFAXについて解説をさせていただきます。

 

 

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXとは受信したFAXを印刷するのではなく、データにすることによって管理するFAXのことです。

勿論、読み込んで受信するだけでなく、他のFAXやメールアドレス宛に送信することも出来ます。従来の複合機にペーパーレスの機能が搭載されているものもありますし、インターネットFAXのようにネット回線だけでFAXのやりとりが出来るものもあります。

いずれにしても、管理しなければならないFAXが多く、手間を感じているような事業所には大変おすすめです。

無駄な印刷を防ぐことにも大いに役立ちますので、環境やコストにもいい影響が出ます。このような様々な特徴から、企業や個人事業主など、ペーパーレスFAXを選ぶ人は増え続けているのです。

 

 

ペーパーレスFAX導入によって得られるメリット

ペーパーレスFAXを導入することによって得られるメリットはたくさん存在します。ここでは、その魅力についても確認しておきましょう。

まず、FAXをペーパーレス化することで、パソコンやスマホなどから手軽にFAXを確認することが出来るようになります。外出先であってもFAXにまつわる業務が可能になるため、仕事をする場所に縛られたくないという方には特におすすめです。

事業所内であってもいちいち席を立つ必要がなくなりますし、わかりやすいようにファイリングしたりする手間も要らなくなりますので効率化が望めます。

また、印刷をしないことによりセキュリティ面の強化が図れる点も見逃せません。紙のFAXであれば受信した紙面の置忘れ、送信した紙面のとり忘れなどにより第三者の目に触れる可能性はぬぐえませんが、データでのやりとりになればそのような心配はなくなります。

インターネットFAXの中には誤送信を防止してくれる機能を持つものも多いので、情報漏洩などに不安を感じている人にもうってつけでしょう。

さらに、コピー用紙やインク代などがかからなくなりますのでコストカットも狙えます。機材の急な故障でFAXが送れない、FAXの調子が悪くて印刷したのに読みとれないなどのトラブルも避けられるようになりますので、よりスムーズに業務が行えるようになるでしょう。

 

 

ペーパーレスFAXのデメリットも合わせて解説！

魅力的なメリットの多いペーパーレスFAXですが、デメリットが存在しないわけではありません。最後に、その欠点についても確認をしておきましょう。

まず、手書きの書類がまだまだ多い環境では向かないということが挙げられます。スキャナーなどでデータにする手間が必要になるためです。コストカットをしたかったのに機材代などで余計に費用がかかってしまう、なんてこともあり得ます。データに書き込みが出来ないペーパーレスFAXもありますので、業務によっては差し支えることもあるでしょう。

また、人数の多い会社で取り入れる場合、ペーパーレス化を受け入れられない社員がいることも考えられます。これらのことから、導入する前には現在の環境がペーパーレスFAXと合っているのかしっかりと検討しておく必要があるでしょう。

総じてペーパーレスFAXを導入することにはメリットがたくさんあります。環境や効率だけに留まらず、セキュリティやコストにもいい影響を与えてくれるのは嬉しいですよね。従来のFAXに不満を感じているのなら積極的に導入を考えてみることをおすすめします。

また、インターネットFAXを選ぶ際にはそれぞれサービスの比較検討もかかせません。利用頻度などと照らし合わせて、是非自分に合ったサービスを取り入れてみてくださいね！