コラム

近年注目されているインターネットFAXがこれまで使用していた複合機とどう違うのかわからない方もいるのではないでしょうか。

今回はインターネットFAXと複合機の違いについてご紹介します。

インターネットFAXは複合機と比べて様々なメリットがありますので、参考にしてみてくださいね。

 

 

複合機とインターネットFAXの導入方法の違い

これまでの複合機のFAXとインターネットFAXでは使用法が異なることから導入方法も異なります。

従来のFAX、複合機は使用するにあたって複合機の購入が必要になります。同時にFAXを使用するための回線の契約、工事が必要になります。また、紙でFAXを管理するので、インクや紙などの消耗品の用意も必要になります。

故障した場合にはパソコンとは違った対応方法が必要になるため、ある程度操作を覚える必要があります。

インターネットFAXはパソコンやスマートフォンでFAXを送受信するので新しく機器を導入する必要がありません。インターネット回線で送受信をするので専用の電話回線も必要ありません。データでやり取りをするのでインクや紙などの消耗品の用意も必要ないため、インターネットFAXを契約したらすぐにFAXを使用することができます。

申し込みもネットからできて、すぐにFAX番号も発行されますので、従来の複合機で送受信するFAXよりも早く導入できます。

 

 

複合機とインターネットFAXの送受信方法の違い

従来のFAX複合機は受信するたび自動で紙ベースで印刷が行われるので、何もせずに内容を確認できるメリットがありますが、受信量が増えるにつれてインクや紙などの消耗品の消費が激しくなります。

業務と関係ない営業FAXも印刷されてしまうので、ランニングコストがどんどん増えていました。また複合機から印刷された紙面でしか内容が確認できないため、緊急のFAXが届いた場合は内容を確認しに会社に行かなければならないというデメリットもありました。

インターネットFAXはメールで受信が可能なので場所を問わずどこからでも内容が確認できます。紙ベースで保存する場合は印刷が必要になりますが、印刷するFAXを選べるので消耗品の節約にもつながります。送信の場合、複合機では紙で送信する必要があるため送信のために印刷が必要になる、また複合機では同時に送信できる件数が限られている場合もあります。

インターネットFAXの場合は送信方法がメールと同じで印刷が必要ないため消耗品のコストが削減でき、送信先の追加も簡単です。紙の資料を送信する際はスキャンの必要がありますが、近年ではスマートフォンのカメラでスキャンできますのであまり不便さは感じないでしょう。

 

 

複合機とインターネットFAXのコスト面での違い

従来のFAX複合機では紙やインクなどのランニングコストが常に発生します。年数が経過すると故障の頻度も多くなり、機器の買い替えも発生します。

また複合機ではFAXを受信すると紙に印刷するので、資料を紙ベースで保存するとなるとスペースも必要になりますし、調べ物をするときに膨大な量の中から情報を探すとなると、人手も時間も必要になります。

インターネットFAXの場合、特定の機器は必要なくインターネットに接続できる端末であればFAXの送受信ができますので、機器の故障が発生しても買い替えず別の端末で引き続き利用することができます。

またデータで管理することからインクや紙などのランニングコストが発生せず、保存場所も必要なければ管理も楽です。なにより月額料金がインターネットFAXのほうが安いので、コストを考えるとインターネットFAXを利用するほうがお得です。

 

 

まとめ

インターネットFAXと複合機を比較すると様々なメリットがあります。これからFAXを導入する、もしくは機器の買い替えのタイミングでコストの削減を図りたいと考えている方はインターネットFAXの導入を考えてみてはどうでしょうか？