コラム

インターネットFAXはこれまでのFAXの良さを残しつつ、より利便性が良くなり、合わせてコスト削減を実現した新しいFAXの形態です。

今回はインターネットFAXをおすすめしたい人、利用するメリット、リスクについてご紹介します。新しくFAXを導入しようか迷っている方は参考にしてみてくださいね。

 

 

インターネットFAXを業務に取り入れる利点とは？

インターネットFAXを導入することでプリントアウトして紙媒体で送信する必要がない、送受信したFAXのデータが管理しやすいなど、インターネット環境があればどこからでもFAXを送信できる利点があります。

従来であればFAXを送信できる専用の端末に紙媒体に印刷して送信しなければならない、また紙で管理すると場所を取ったり探す手間がありましたが、その手間がなくなり、管理がしやすくなるだけでなく、社内、部署内でデータの共有ができるメリットもあります。

またわざわざ紙で印刷する必要がなくなるため、紙やインクなどのコストを削減できます。FAX送信のための機器も必要なくなるため、コストだけでなく社内スペースの削減にもつながります。従来のFAXだとFAXを送るために時間や手間がかかっていましたが、インターネットFAXでは機器までの移動の時間やわざわざ紙に印刷する手間がなくなるので、業務効率の改善にもつながります。

 

 

インターネットFAXのリスクについても知っておこう

便利なインターネットFAXですが、使用するにあたってリスクも存在します。

まずインターネット環境がないと使用できず、電話回線で送受信する従来のFAXよりも利用料金が高くなる可能性があります。現代の会社ではインターネット環境は必須なのでインターネット回線自体はある会社が多いですが、インターネットFAXの利用にあたっては追加料金が発生したり、サービスを提供している会社によっては一定の受信枚数を超えると追加で料金が発生することも。

近距離でのFAXの送受信だと従来の電話回線を使用したFAXのほうが安くなることもあるので、すべてインターネットFAXで統一するほうがコストがかかる可能性があります。

また印刷をして送受信する必要がないのがインターネットFAXのメリットですが、手書きのメモや書類など、データ化されてないものをインターネットFAXで送信する際は読み込みが必要になります。受信したデータを印刷して使用する場合は印刷コストもかかるので、デジタルデータ以外の書類をFAXでやり取りする機会が多い場合はインターネットFAXの方が手間がかかってしまう可能性があります。

FAXの利用方法に合わせてインターネットFAX、電話回線を使ったFAXのどちらを使うほうがいいか検討するのがおすすめです。

 

 

インターネットFAXをおすすめするのはこんな人！

インターネットFAXは専用の回線を引く必要がない、すでにあるインターネット回線を使えることから導入ハードルが低いのが特徴です。そのためあまり規模の大きくない、費用を抑えたい個人事業主の人、また、在宅で仕事をしていてFAXを使用する人にインターネットFAXはおすすめです。

データ入力やライターなどの職種の人はFAXを使用する機会も多く、専用の機器が必要なく手軽に使えるインターネットFAXは人気があります。また弁護士や会計士などの士業の方にもおすすめです。開業したばかりで費用を抑えたい、事務所があまり大きくないから機器を置けない、という理由からインターネットFAXを選びます。

このように費用を抑えたい、スペースの問題で機器が置けないという職種の人にインターネットFAXはおすすめです。

 

 

まとめ

これから新しく会社を立ち上げる、またこれからFAXを業務に取り入れようと検討している人には電話回線を利用した従来のFAXよりもインターネットFAXのほうがおすすめです。

特にあまり規模が大きくない会社のほうがインターネットFAXを利用するメリットは大きいので、FAX導入の際の参考にしてみてくださいね。